Privacy commissie over het e-mailadres

Onderstaande brief werd opgesteld door medewerkers van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Privacy commissie) en dit naar aanleiding van een schrijven van de juridische medewerkster van de NGROD (Mevr. C. Storme).

Tal van collega's (waaronder IVDB/DVK voorzitter collega Dr. Patrick De Smedt) hebben de afgelopen maanden ook een schrijven naar deze commissie gericht omtrent de wettelijkheid van het opgedrongen mailadres van de NGROD. Ook zij kregen onderstaande brief doorgestuurd.

Het weergeven van bepaalde delen van de tekst in het geel, gebeurde door de redactie van de nieuwsbrief.

NGROD
Ter attentie van mevrouw Caroline Storme
Nederlandstalige Gewestelijke Raad van de Orde der
Dierenartsen
Via e-mail: Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

Uw kenmerk

Ons kenmerk SA3/DOS-201S-03646-007-KR

Bijlage(n)

Datum 09-03-2016

Betreft: doorgifte van het door de NGROD gecreëerde e-mailadres - Wet van 8 december 1992 (hierna "de privacywet")1

Geachte mevrouw

De Commissie werd gecontacteerd door de Vlaamse Dierenartsenvereniging en enkele dierenartsen in verband met een brief die zij gekregen hebben van de NGROD.

Met de vernieuwde website werd aan alle dierenartsen die lid zijn van de Orde een uniek en officieel e-mailadres gecreëerd en toegekend bestaande uit voornaam en familienaam. De dierenartsen worden verplicht dit e-mailadres te gebruiken als officieel communicatiemiddel met de NGROD.

Sommige dierenartsen ondervinden hier een probleem inzake privacy, te meer dat zij hiervoor geen toestemming hebben gegeven en hebben een klacht ingediend bij de Commissie.

Vandaar dat de Vlaamse Dierenartsenvereniging de Commissie contacteert om te weten of deze werkwijze van de NGROD nu een privacy schending inhoudt.

Artikel 29 van de privacywet somt de verschillende instanties op die gerechtigd zijn een advies aan de Commissie te vragen. Het gaat om de Regering, de Wetgevende Kamers, de Gemeenschaps- of Gewestregeringen, de Gemeenschaps- of Gewestraden, het Verenigd College of van de Verenigde Vergadering bedoeld in artikel 60 van de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen, of een toezichtcomité. Op het eerste zicht valt u niet onder één van deze categorieën en zal uw schrijven louter als een informatieaanvraag worden behandeld.

De huidige analyse wordt u meegedeeld op basis van de informatie waarover het secretariaat van de Commissie beschikt2.

Uw argumentatie baseert zich op het feit dat de aanmaak door de Orde van. een mailadres op naam van elk lid een recht zou zijn van de Orde, en het gebruik ervan een wettelijke verplichting zou zijn van de leden.

U haalt in dat verband artikel 10 van de code der Plichtenleer aan. Dit artikel luidt als volgt:

"Eenieder die de diergeneeskunde uitoefent, moet ingeschreven zijn op één van de lijsten van de Orde, behoudens de bij Wet bepaalde uitzonderingen. Met uitzondering van de gemotiveerde vrijstelling,_ toegekend door de Gewestelijke Raad, moet elke dierenarts die ingeschreven is op de lijst van de Orde het bedrag van de ledenbijdrage betalen zoals bepaald door de Hoge Raad. De dierenartsen beschikken over een elektronisch contactadres dat moet meegedeeld worden aan de Gewestelijke Raad van de Orde. Zij nemen alle nodige maatregelen opdat dit elektronisch adres geactualiseerd en operationeel blijft".

In de privacywet kan een wettelijke verplichting inderdaad een basis vormen voor een verwerking van persoonsgegevens. Zo bepaalt artikel 5c van deze wet het volgende: "Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden in één van de volgende gevallen (..) wanneer de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie".

Ik moet niettemin vaststellen dat:

(1) het bovenvermelde artikel niet uitdrukkelijk bepaalt dat de Orde een mailadres aan zijn leden mag/moet toekennen en

(2) dat het toekennen van een dergelijk mailadres geenszins noodzakelijk" is opdat "de dierenartsen over een elektronisch contactadres [beschikken]", noch opdat zij dat contactadres "aan de Gewestelijke Raad van de Orde [meedelen]", noch opdat ze "dit elektronisch adres geactualiseerd en operationeel [houden]". De leden kunnen perfect hun verantwoordelijkheid nemen en ervoor zorgen dat ze zelf een geldig en werkend mailadres behouden en aan de Orde meedelen.

Bovendien kunnen vragen worden gesteld over de juridische waarde van de code der Plichtenleer. Artikel 11 van de wet van 19 december 1950 bepaalt Immers dat "[de Hoge Raad van de Orde] tot taak [heeft]1" de regels van de diergeneeskundige plichtenleer vast te stellen'; maar er kan van deze bepaling m.i. niet automatisch worden afgeleid dat de aldus aangenomen code automatisch kracht van wet zou hebben, evenmin dat deze de voorrang op de privacywet zou kunnen hebben, die toch één van de enkele wetten is die de bijzonderheid vertoont een grondrecht te beschermen. Met andere woorden moet elke bepaling getoetst worden aan de regels van de privacywet en zich daaraan in voorkomend geval aanpassen. Uit uw brief blijkt niet duidelijk wanneer de huidige versie van artikel 11 van de code van plichtenleer ingevoerd werd. Ik kan mij echter niet herinneren dat u de Commissie zou hebben bevraagd over uw plannen om een gepersonaliseerd emailadres aan elk lid toe te kennen. Indien de Orde, voorafgaand aan deze invoering, een interne denkoefening m.b.t. de verenigbaarheid van een dergelijke beslissing t.o.v. de bepalingen van de privacywet zou hebben verricht, ontvang ik graag een kopie van de conclusies ervan.

Uit dit alles blijkt dat er moeilijk kan aangenomen worden dat de bewuste terbeschikkingstelling van een gepersonaliseerd mailadres als "noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie" kan worden beschouwd.

Ik heb echter kennis genomen van de volgende passage van uw brief d.d. 16 februari 2016, die ik onderschrijf:

"Alle dierenartsen die in België de diergeneeskunde uitoefenen zijn wettelijk verplicht om zich in te schrijven als lid van de Orde der Dierenartsen, meer bepaald op de lijsten van één van beide Gewestelijke Raden (artikel12, § 2 van de Wet van 19 december 1950). De NGROD is als Gewestelijke Raad bevoegd en verantwoordelijk voor het bijhouden en actualiseren van deze ledenlijsten (artikel 5, § 1 en§ 2 van de Wet van 19 december 1950).

In voormelde context is de NGROD dan ook bevoegd om te voorzien in het verwerken van de persoonsgegevens van de leden en het toekennen aan deze leden van een lidnummer (ordenummer). Enkel de dierenartsen die zijn ingeschreven als lid van de Orde der Dierenartsen zijn gerechtigd om in België de diergeneeskunde uit te oefenen.

Om voormelde reden werd door de NGROD voorzien in de publicatie van de ledenlijst van de NGROD via de vernieuwde website www.ordederdierenartsen.be onder de rubriek publiek op de wijze als volgt: bekendmaking van de voornaam, naam, ordenummer en gemeente van de leden.

Het voorgaande biedt de mogelijkheid aan alle dierenartsen, alsook aan het publiek (consumenten, overheid, e.d.} om na te gaan en te controleren welke dierenarts al dan niet is ingeschreven als lid van de Orde der Dierenartsen en als dusdanig wel of niet gerechtigd is om in België de diergeneeskunde uit te oefenen”

Er kan op basis van deze argumentatie worden aanvaard dat het aanmaken en de terbeschikkingstelling van een gepersonaliseerd mailadres aan de voorwaarden van artikel 5 f van de privacywet beantwoordt, en dus op basis van deze bepaling kan worden uitgevoerd. Volgens dit artikel mogen "persoonsgegevens (...) verwerkt worden (...) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke voor de verwerking of van de derde aan wie de gegevens worden verstrekt, mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die aanspraak maakt op bescherming uit hoofde van deze wet, niet zwaarder doorwegen”.

Dit gezegd zijnde, en hoewel er momenteel geen aanwijzing is dat er een probleem zich zou voordoen, moet toch worden vastgesteld dat de technische keuze naar een systeem van mailadres niettemin inhoudt dat de Orde beheerder/verantwoordelijke wordt van een soort mailserver (zelfs indien deze extern uitbesteed wordt), waar niet alleen communicaties tussen de Orde en zijn leden circuleren, maar ook russen de "buitenwereld" en de leden. Het gebruik van een dergelijk systeem houdt potentiële risico's in, aangezien de Orde op deze manier mogelijks toegang heeft tot de uitgewisselde mails en de informatie die daarin vervat Is.

Uit de documenten die u ons meedeelde blijkt dat de bedoeling van dit mailsysteem het waarborgen is van een vlotte communicatie tussen de Orde en zijn leden (wanneer de Orde een boodschap stuurt aan zijn leden, zullen zij geacht deze te hebben ontvangen, omdat deze boodschap automatisch In hun "interne" mailbox is terechtgekomen), maar dat deze niet "actief' dient gebruikt te worden (zie o.a. punten l en 3 van de Nieuwsbrief van 30 november 2015).

Een praktische manier om het doeleinde van het systeem te behouden, en risico's te minimaliseren of zelfs te laten verdwijnen, zou erin bestaan om uw huidige systeem aan te passen, door het aspect "email" te laten wegvallen. De leden zouden niet meer over een door de Orde aangemaakt mailadres beschikken, maar alleen over een "interne ruimte" op de server waarin de boodschappen van de Orde worden ontvangen en kunnen gelezen worden (huidige "ledenpagina", toegankelijk na login).

Als gevolg daarvan zou uw boodschapsysteem de communicatie met de "buitenwereld" niet meer toelaten. De mogelijkheid voor het lid tot ingeven van zijn gewoon persoonlijk mailadres waarop elke nieuwe boodschap doorgestuurd zou zijn (huidige "Automatisch doorzenden"-functie) zou moeten worden behouden, om te vermijden dat hij zich constant op uw site moet inloggen.

De in de vorige paragraaf vermelde oplossing wordt u ingevolge het onderzoek van uw aanvraag aanbevolen door de Commissie.

Graag had ik van u vernomen welk gevolg u aan dit schrijven zal geven.

Een kopie van deze brief zal eveneens worden verzonden naar de dierenartsen die de Commissie hebben gecontacteerd inzake deze problematiek.

Hoogachtend

Willem Debeuckelaere Voorzitter


1Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Zowel de gecoördineerde versie van de privacywet, als de tekst van het K.B. van 13 februari 2001 dat de privacywet uitvoert, bevinden zich op onze website: www.privacycommission.be .

2Zij staat de stelling niet in de weg die, in voorkomend geval, zou kunnen worden ingenomen door de Commissie als collegiaal orgaan.


Nieuws

DogID Online

DogID online - databank registratie honden.